A vaszonfotok.hu webáruház működtetőjeként fontosnak tartom, hogy a rám bízott személyes adatokat – különösen a saját fényképeket és a családi képeket – körültekintően kezeljem. Ebben a tájékoztatóban leírom, milyen adatokat kérek, mire használom őket, kikkel osztom meg a rendelés teljesítéséhez szükséges mértékben, és mikor törlöm őket.
1. Az adatkezelő adatai
Adatkezelő: Fenyvesi Zsolt egyéni vállalkozó
Székhely és levelezési cím: 4400 Nyíregyháza, Tiszalöki út 84.
Nyilvántartási szám: 52759626
Adószám: 69143061-1-35
E-mail: vaszonfotok@gmail.com
Telefon: +36 20 995 0071
Weboldal: https://vaszonfotok.hu
Adatkezeléssel kapcsolatos kérdésedet, kérelmedet vagy panaszodat a fenti e-mail-címre is elküldheted. Egyéni vállalkozóként az adatkezelést én felügyelem. Külön adatvédelmi tisztviselőt nem neveztem ki.
2. Milyen adatokat és milyen célból kezelek
Webáruházi megrendelés és vásárlói kapcsolattartás
Kezelt adatok: név; számlázási és szállítási cím; e-mail-cím; telefonszám; megrendelt termék, méret, ár és rendelési azonosító; a fizetés és teljesítés állapota; a rendeléshez fűzött megjegyzések
Cél: a megrendelés fogadása, ellenőrzése, visszaigazolása, az elkészítés megszervezése, a szállítás és a vásárlóval való egyeztetés
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – szerződés teljesítése vagy a szerződéskötést megelőző lépések
Megőrzési idő: a teljesített megrendelések szerződéses és ügyintézési adatait legfeljebb 5 évig őrzöm meg, kivéve a 8 éves számviteli megőrzés alá eső adatokat; a meg nem valósult, véglegesítés nélkül maradt rendelési adatokat legfeljebb 30 napig
Hozzáférés és címzettek: a weboldal tárhelyszolgáltatója, valamint a rendelés teljesítéséhez szükséges számlázó és szállítási szolgáltatók
Az adatok megadásának szükségessége: A rendelés teljesítéséhez szükséges személyes adatok megadása a szerződés megkötésének és teljesítésének feltétele. A szükséges adatok hiányában nem tudom a rendelést feldolgozni, számlázni vagy kiszállítani. Saját fényképből készülő vászonkép esetén a megfelelő képfájl feltöltése is szükséges a termék elkészítéséhez.
Saját fényképek feltöltése és vászonképek elkészítése
Kezelt adatok: a beküldött képfájlok és az azokon esetleg felismerhető személyek képmása; a fájlok technikai jellemzői; a megrendelt méret, képkivágás és az egyeztetett módosítások
Cél: a képfelbontás és az elhelyezés ellenőrzése, szükség esetén a nézőkép és a képkorrekció elkészítése, majd a rendelt vászonkép előállítása
Jogalap: a megrendelő adatainál a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja (szerződés teljesítése); a képen szereplő, nem megrendelő természetes személyek adatainál a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti, a megrendelés teljesítéséhez kapcsolódó jogos érdek – az érintettek érdekeinek és jogainak figyelembevételével
Megőrzési idő: a megrendelés teljesítését követően legkésőbb 30 napon belül törlöm a képfájlokat az aktív munkatárhelyről; ha reklamáció vagy javítás miatt valóban szükséges, az ügy rendezéséig megtarthatom őket
Hozzáférés és címzettek: én és a weboldal tárhelyszolgáltatója; a nyomtatást és képszerkesztést saját vállalkozásomban végzem, a képeket önálló reklámcélra nem használom
A vásárlóként beküldött képfájlokat nem teszem közzé a weboldalon és nem használom fel portfólióhoz vagy közösségi médiás reklámhoz a jogosultak megfelelő engedélye nélkül. A képen szereplő más személyek – például családtagok vagy gyermekek – jogait is tiszteletben tartom. Kérlek, csak olyan képet küldj, amelynek nyomtatásra történő felhasználására jogosult vagy.
Telefonos és e-mailes érdeklődés, egyedi ajánlatkérés
Kezelt adatok: név, telefonszám, e-mail-cím, az üzenet szövege, valamint az önként elküldött képek és információk
Cél: a megkeresés megválaszolása, árajánlat készítése, az esetleges megrendelés előkészítése
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – a kérésedre történő szerződés-előkészítés; általános kapcsolattartásnál a 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdekem
Megőrzési idő: ha nem lesz belőle rendelés, a levelezést legfeljebb 12 hónapig őrzöm meg; a külön beküldött próbanyomatokhoz vagy árajánlathoz kapott képfájlokat legkésőbb 30 nap után törlöm, ha nincs folyamatban egyeztetés
Hozzáférés és címzettek: a használt levelezési szolgáltató, valamint szükség esetén a tárhelyszolgáltató
Számlázás és adózási kötelezettségek
Kezelt adatok: számlázási név, cím, a vásárlás adatai, a számla sorszáma, összege és a jogszabály által előírt egyéb bizonylati adatok
Cél: számla kiállítása, megőrzése, adózási és számviteli kötelezettségeim teljesítése
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont – jogi kötelezettség; különösen a 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése, valamint az adózási és számlázási szabályok
Megőrzési idő: a számviteli bizonylatokat legalább 8 évig megőrzöm a jogszabályoknak megfelelően
Hozzáférés és címzettek: KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu) és az illetékes adóhatóság, amikor ezt jogszabály írja elő
Csomagküldés és személyes átvétel
Kezelt adatok: címzett neve, szállítási címe, telefonszáma, e-mail-címe, csomag- és küldeményazonosító, az átvételhez szükséges információk
Cél: a csomag feladása, nyomon követése, kézbesítése és az esetleges szállítási egyeztetés; személyes átvételnél az időpont egyeztetése
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – szerződés teljesítése
Megőrzési idő: a saját rendelésnyilvántartásomban legfeljebb 5 évig; a szállító a saját tájékoztatójában megadott időtartamig kezelheti az általa kapott adatokat
Hozzáférés és címzettek: Magyar Posta Zrt. / MPL, illetve az aktuálisan igénybe vett Kvikk.hu Kft. és a kézbesítést ténylegesen végző szállító
Panaszok és szavatossági ügyek
Kezelt adatok: név, elérhetőség, rendelési és számlaadatok, a hiba leírása és esetleg az annak igazolására küldött fényképek, levelezés, jegyzőkönyv
Cél: a reklamáció kivizsgálása, a fogyasztói jogok biztosítása és szükség esetén a jogi igények rendezése
Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont – a fogyasztóvédelmi jogszabályok szerinti kötelezettségek; szükség esetén a 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogi igényérvényesítési jogos érdek
Megőrzési idő: a fogyasztói panaszra adott válasz és a kapcsolódó dokumentáció a vonatkozó szabályok szerint általában 3 évig; folyamatban lévő jogi igény esetén annak lezárásáig
3. Technikai működés és sütik
A weboldal üzemeltetése során a böngészőből technikai adatok – például IP-cím, böngészőtípus, időpont, meglátogatott oldal, biztonsági naplóbejegyzés – kerülhetnek a tárhelyszolgáltató naplóiba. Ezeket az oldal működése, biztonsága és hibakeresése érdekében kezelem; a jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek. A naplók megőrzési idejét a tárhelyszolgáltató tényleges konfigurációja és tájékoztatója alapján állapítom meg.
A kosár, a pénztár és a bejelentkezés működéséhez technikailag szükséges sütiket a weboldal használhatja. A nem feltétlenül szükséges, statisztikai vagy marketingcélú sütik kezeléséről és az esetleges hozzájárulásról külön Sütikezelési tájékoztató rendelkezik. Az ott felsorolt külső szolgáltatások köre mindig a weboldalon ténylegesen működő szolgáltatásokhoz igazodik.
A vásárlással kapcsolatban megadott e-mail-címet önmagában nem használom hírlevél vagy marketingüzenetek küldésére. Ha később hírlevél-feliratkozást vezetek be, külön előzetes tájékoztatást és megfelelő jogalapot biztosítok.
4. Adatfeldolgozók és az adatok címzettjei
Tárhelyszolgáltató: MICROWARE HUNGARY Kft. – https://microware.hu. A weboldal, az adatbázis és a megrendeléshez kapcsolódó fájlok technikai tárolását biztosítja.
Számlázó rendszer: KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu) – https://www.szamlazz.hu/adatvedelem. A számlák előállításához és tárolásához szükséges adatokat kezeli.
Szállítási szolgáltatók: Magyar Posta Zrt. (MPL) – https://www.posta.hu/adatkezelesi_tajekoztato; szükség esetén Kvikk.hu Kft. – https://kvikk.hu/adatvedelmi-nyilatkozat/ és az adott fuvarozó.
Levelezés: a Gmail szolgáltatás üzemeltetője, a Google. A nekem küldött e-mailek és mellékletek a levelező rendszerben is megjelenhetnek; részletek: https://policies.google.com/privacy?hl=hu.
Az adatokat másnak csak akkor adom át, ha az a megrendelés teljesítéséhez, a számla kiállításához, a szállításhoz, jogszabályi kötelezettséghez vagy jogi igény érvényesítéséhez szükséges. Az adatfeldolgozók a saját szerződéseik és adatvédelmi feltételeik szerint járnak el. Személyes adatokat önálló reklámcélra nem értékesítek.
5. Adatbiztonság és nemzetközi adattovábbítás
A weboldal éles működésénél HTTPS-kapcsolatot használok, és a hozzáféréseket a feladat ellátásához szükséges személyekre korlátozom. A fényképeket és az ügyféladatokat jogosulatlan hozzáférés ellen technikai és szervezési intézkedésekkel védem. A szükségtelenné vált megrendelői képfájlokat folyamatosan törlöm.
A tárhely és a számlázó szolgáltatás magyarországi vagy európai uniós adatkezelési feltételeinek részleteit a szolgáltatók tájékoztatói ismertetik. A Gmail és egyes egyéb online szolgáltatások használatával összefüggésben az Európai Gazdasági Térségen kívüli adattovábbítás is előfordulhat; ennek feltételeit és megfelelő garanciáit a Google vonatkozó adatvédelmi szabályzata és adatkezelési megállapodásai tartalmazzák.
Nem alkalmazok olyan kizárólag automatizált döntéshozatalt, amely a GDPR 22. cikke szerinti joghatással vagy hasonlóan jelentős hatással járna a vásárlóra.
6. Az érintettek jogai
Kérheted, hogy tájékoztassalak az általad érintett adatkezelésről, és hozzáférést adjak a rólad kezelt személyes adatokhoz. Kérheted a pontatlan adatok helyesbítését, a törlést, az adatkezelés korlátozását és – ahol a feltételek fennállnak – az adathordozhatóságot. Jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozhatsz. Hozzájáruláson alapuló kezelés esetén a hozzájárulást bármikor visszavonhatod, ami nem érinti a korábbi kezelés jogszerűségét.
A kérelmedet a vaszonfotok@gmail.com címre küldheted. Indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint legkésőbb egy hónapon belül válaszolok. Ha egy adatot jogszabály alapján kötelező megőriznem – például a számlaadatokat –, azt a törlési kérelem ellenére sem törölhetem a kötelező időtartam lejárta előtt.
7. Panasz és jogorvoslat
Adatkezelési kérdéssel vagy panasszal először közvetlenül hozzám is fordulhatsz. Ha úgy érzed, hogy a személyes adataidat nem megfelelően kezelem, panaszt tehetsz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH). A hatóság honlapja: https://www.naih.hu. A jogszabályi feltételek fennállása esetén bírósági jogorvoslatot is igénybe vehetsz.
8. A tájékoztató módosítása
A tájékoztatót a webshop tényleges működése, a használt szolgáltatások vagy a jogszabályok változása esetén frissítem. A mindenkor aktuális változatot a vaszonfotok.hu oldalon teszem elérhetővé.